Teknik servis Elemanı ne iş yapar ?

Teknik servis elemanı ne iş yapar sorusuna cevap vermek için sizlere böyle bir içerik hazırlamak istedik. Teknik servis elemanı eğer bir teknik servis yazılımı kullanmıyor ise asli işi dışında bir çok şeyle uğraşmak ve bir çok telefon görüşmesi yapmak zorundadır.

Teknik Servis Elemanı Görevleri

Müşteriye gitmeden Önce

Merkez den kendisine atanan işle ilgili telefon gelir. Eğer teknik servis programı kullanıyor olsa idi , telefon görüşmesi yapmadan, telefonuna push notification olarak uyarı gelir , Servis detayı ve  adres gibi bilgileri whatsapp dan ayrıca atılır , o karmaşa da yazıların içinden doğru adres bulunmaya çalışılır, kopyalayıp navigasyona yazılmaya çalışılır.Mobil teknik servis yazılımında ise bu adres bilgisine tek tuşla navigasyon başlatılır.Ayrıca adreste daha önce işemri kapatıldı ise GPS koordinatı program tarafından otomatik kaydedildiği için adres bilgisine oranla, doğru konuma gitmesi garanti edilir.

Müşteriye Bilgi vermek

Müşteriye bilgilendirme yapılmadığı için özellikle bireysel müşteriye hizmet veriliyor ise, mutlaka müşteri aranmak durumundadır. Teknik servis yazılımı bilgilendirme özelliği ile işemri açılışında , randevu planlandığında gibi dilediğiniz adımda , belirlediğiniz formatta müşteriye mail ve/veya sms ile bilgilendirme yapılır.

Müşteriye verilen Servis geçmişi

 Servis elemanı merkezi arayıp bu müşteri cihazına daha önce bir servis verilmiş mi diye servis merkezini araması gerekir , merkez telefonda bu geçmiş kayıtları bulmaya çalışır , eğer eleman bunu bilmeden müşteriye gider ise aynı soruna daha önce aynı şekilde müdahale edilip sorunun çözülemediğini bilmeden aynı işlemi tekrarlayarak , müşteri memnuniyetinin olumsuz olmasına hizmet etmiş olur. Teknik servis yazılımı mobil uygulamasında , ilgili cihaza daha önce kaç kez hizmet verildiği sayı olarak vurgulanır. Servis geçmişi menüsüne girildiğinde ise , bu cihaza ait tüm geçmiş hikaye görüntülenmektedir. Böylece eleman ilk akla gelenden daha farklı bir müdahale gerektiğini anlar ve ona göre yanına malzeme alır.

Müşteriye Vardığında

 Servis teknisyeni , teknik servis programında barkod okutarak veya elle yazarak ,cihaz başına geldiğini teyit edebilmektedir. Birden fazla cihaz ve garanti içi garanti dışı durumlarının tespiti için doğru cihaz başında olunması önem arz etmektedir. Teknik servis programı olmayan eleman ise bu kontrolü gözle yapmadığı için müşterinin konuyu manuple etmesi oldukça mümkündür.

GPS takibi, sayesinde elemanın gün içinde tüm gittiği yerlerin kayıt altına alınması ve iş kapatılan yerlerin harita da ayrıca işaretlenerek gösterilmesi sağlandığı gibi , hangi servis durumuna hangi konumda geçtiği de takip edilmektedir. Teknik servis programı kullanmayan işveren elemanının hangi saatte nerde olduğunu bilememektedir. En iyi ihtimalle araç takip ile aracı takip etmekte , ama buda iş kapatılan yerler hakkında  fikir vermemektedir.

Teknik Servis Elemanı Takip

FieldCo teknik servis programı adam takip özelliği ile aynı harita üzerinde elemanların son konumları ve açık iş emri olan müşteriler gösterilmektedir. Elemanların üzerine tıklandığında, üzerlerindeki iş yükü de görünmektedir. Böyle bir imkanı olmayan işveren acil bir iş için atama yapabilmek için tüm elemanları nerde oldukları ve üzerlerindeki iş yükü için aramak durumunda kalacak, bunu yapmış olsa da , daha uzak lokasyondaki  ve iş yükü uygun olmayan elemanı işe yönlendirmek durumunda kalacaktır. 3-5 kişilik ekipler dahil büyük bütün işler için iş emri takibi için , teknik servis yazılımı ile hızlı kolay yapılır.

Teknik servis elemanı stok takibi

Servis yetkilisi , teknik servis elemanlarına verilen yedek parça ve avadanlıkların takibini yapamamaktadır. Teknik servis elemanına 10 adet filtre verdik diyelim. Hangi işemrinde kaç tane harcadı , şu an elinde kaç tane var , bilinememektedir. Servis teknisyeni üzerinde zimmetli olmayan bu parçaları harcadığı halde teknik servis formuna yazmayı unutulabiliyor. Bu da bu parçaların fatura edilememesine servisin gelir kaybına neden olmaktadır. Cep depo stok takibi yapabilen bir teknik servis programı ile elemana çıkılan parçalar ve otomatik olarak düşen stok sayesinde birim anda elindeki stok , teknik servis yazılımından görülebilmektedir. Bu işlemi entegre çalıştığımız 17 adet ERP sistemi ile de yapabilmekteyiz. Elle doldurulan servis formlarının merkeze , muhasebeye ulaşmadığı bir çok durum da söz konusudur , Bu da servisin gelir kaybına neden olmaktadır. Entegre olduğumuz ERP yazılımlarına, merkez onayı müteakip gönderdiğimiz sipariş kaydı ile de , bu şekilde gelir kayıpları önlenmektedir.

Mutlu servis elemanı

Bir teknik servis elemanı , İşi öğrenmek için telefon görüşmesi , gitmeden önce müşteriyi arama, ürün geçmişi ile ilgili merkez ile konuşma , iş bitiminde merkezi arayıp bilgi vermek derken 5-6 telefon görüşmesi 1 işemri için yapan servis elemanı  günde ortalama 10 işe gidiyor ise 50-60 telefon görüşmesi , 2 dk dan ortalama hesaplarsanız en az 2 saat harcamaktadır.

Teknik servis programı ile minimum telefon görüşmesi sağlanır ve ciddi bir süre teknik servis elemanına kalır , araç kullanırken , tek tıkla müşteri adresine götüren navigasyon açılması bile tek başına hayat kurtarıcı olmaktadır.

Teknik servis elemanın performansı hesaplanabilmesi için veri toplanmaktadır. Her bir işemri için yolda harcanan süre , fiili çalışma süresi , işteki bekleme süreleri tutulmaktadır. Servis elemanının yaptığı işlerden dolayı , işçilik , parça , diğer gibi gelir kalemleri tutulmaktadır. Prim hesaplamasında , adaletli bir hesaplama yapılmasını sağladığı için Teknik servis elemanı zaman geçtikçe teknik servis yazılımını daha çok sevmektedir.

Mutlu Müşteri

Zamanın en değerli şey olduğu günümüzde ,İnsanlar zamanı planlamak ister ve alacağı hizmet içinde bilgilendirilmek ister , bilgilendirdiğiniz de servisi yarın yapmanız sorun değilken, bilgi vermediğiniz de müşteri için çok sinirleneceği bir konu olabiliyor.

Teknik servis programında, işemrinin açılışı , randevu verilmesi , işemrinin kapatılması gibi durum değişikliklerinde müşteri bilgilendirme yapılması , PDF olarak servis formunun gelmesi ,digital olarak saklama imkanı nedeni ile müşterileri mutlu etmektedir. PDf form elle doldurulan forma göre , resimlerinde olduğu , kontrol listeleri içerdiği için müşteriyi nitelikli ve dolu bilgi ile verilmektedir.

Teknik servis programı ile Servis tekrarı oranı düşer , zira teknik servis yazılımında servis geçmişini görerek müşteriye giden servis elemanı  , daha tedariklidir ve işi orada çözüme ulaştırır. Buda müşteri memnuniyeti için önem arz eder.