Teknik Servis Programı İş Akışı Nasıldır?
2004 yılından bu yana çeşitli sektörlere hizmet sunan FieldCo, teknik servis programıyla işletmelerin karmaşık iş akışlarını düzenleme, maliyet hesapları yapma, ticari paket ve ERP yazılımlarıyla entegrasyonu sağlama ve fatura adımlarını otomatize etme konularında önemli bir rol üstlenmektedir.
Müşteriden gelen iş taleplerinin telefon veya mail yoluyla alınması durumunda, bu taleplerin pratik bir şekilde iş emirlerine dönüştürülmesi için web arayüzü veya mobil uygulama kullanılmaktadır. İlk adımda müşteriyle iletişim kurulur, eğer müşteri veritabanında bulunuyorsa seçilir, aksi takdirde yeni bir müşteri kartı hızlıca oluşturulur. Müşterinin birden fazla adresi varsa, bu adresler de sistemde tanımlanır. Daha sonra müşteriye ait cihaz veya envanter kaydı yapılır. Bu kayıtlarda cihazın marka, model, seri numarası, garanti takibi yapılacaksa başlangıç ve bitiş tarihleri gibi detaylar parametrik bir yapı içinde belirlenir.
Üçüncü adımda, müşteri veya lokasyon bazlı envanter seçilerek iş emri oluşturulur. Arıza, montaj, bakım gibi servis türleri seçilir ve iş talebinin nasıl geldiği (mail, telefon vb.) belirlenir. Birden fazla servis seçeneği varsa, hangi servisin atanacağı da seçilir. Arıza listesi envanter veya cihaza özel olarak gelir ve çamaşır makinesi arızasıyla buzdolabı arızası listeleri gibi farklıdır. Birden çok arıza seçilebilir ve açıklama alanı serbest metin girişi yapmaya olanak tanır. Kontrol listesi genellikle montaj ve bakım iş emirlerinde kullanılır; işin doğasına bağlı olarak onarım işlemlerinde de adapte edilebilir. Kontrol listesi soruları önceden hazırlanır ve çeşitli seçeneklere dayanabilir.
İlginizi çekebilir: İş Emri Yönetimleri ile İş Akışınızı Düzenleyin!
Açılan iş emirleri personel atama havuzuna düşer. Bu aşamada seçilen müşterinin ilçe bilgisi dikkate alınarak personellere sürükle-bırak metoduyla atamalar yapılır. Atama yapıldığında ilgili personel anında uyarı alır ve notifikasyon ekranda görünmeye devam eder. İş emri açıldığında ilgili envanter veya cihazın servis geçmişi incelenebilir. Bu geçmişte cihazın daha önce kaç kez servis gördüğü, çekilen resimler ve maliyet kalemleri yer alır. Bu sayede tekrar eden arızaların aynı çözümle düzeltilmesi önlenir.
Yola çıkış için alttaki kamyonet resmine tıklanır ve müşteriye ulaşıldığında cihaz üzerindeki barkod okutularak iş başlangıcı yapılır. İş başlangıcıyla birlikte geçen süre hesaplanır ve cihazın ilk halinin belgelenmesi amacıyla resim veya video çekilebilir.
İş başlangıcıyla birlikte maliyet kalemleri girilir: parça, işçilik, diğer maliyetler. Garanti kapsamında ise maliyet kalemleri otomatik olarak belirlenir, kullanıcı hatası durumunda teknisyen maliyeti seçerek müşteriye yansıtılmasını sağlar. Bakım sözleşmesi içinde hazır değerler bulunur ve Fiko teknik servis programı garanti ve bakım anlaşması sürelerini takip eder.
Elemanlara cep depo açılarak stok takibi yapılabilir. Bu, elemanların kullanılan malzemeleri unutmalarını engeller. İş emrine kontrol listesi eklendiğinde, işyeri açılışında veya sonrasında personel bu listeyi tamamlamakla yükümlüdür. Ayrıca, kontrol listesindeki soruların cevaplanması veya resim çekilmesi gerekiyorsa, bunlar müşteriye giden servis formunda görünür.
İş emri kapatma aşamasında yol ücreti hesaplanır. İki farklı yol kurgusu vardır: servis merkezi ile müşteri arasındaki km hesaplaması veya alt servis çalıştıran firmaların bacaklar arası kilometre hesaplaması. Hesaplanan kilometre gerçekte gidilen yollara göre değil, en mantıklı yola göre hesaplanır. İş emri kapatıldığında müşteriden ekrana imza istenir ve imza atan müşterinin adı-soyadı girilir.
İş emri kapatıldığında müşteriye ve merkez servise detaylı bir mail gönderilir. Müşteri memnuniyet anketi, iş emri kapatma epostasına veya bir saat sonra ayrı bir mail olarak gönderilir. Anketin soruları firma tarafından belirlenir ve müşteri not bırakabilir. Bu süreç, detaylı ve güven veren bir servis formu oluşturarak müşteri memnuniyetini artırır.
En iyi online teknik servis programı ve yazılımı FieldCo’yu denemek için hemen tıklayın!