Teknik Servis Programı ile Garanti ve Yedek Parça Süreçlerinin Otomatikleştirilmesi

FieldCo teknik servis programı, garanti takibi ve yedek parça yönetimini uçtan uca dijitalleştirerek, servis operasyonlarını hatasız ve hızlı hale getirir.

Garanti Süresi Tanımlama Otomasyonu

Müşteri veya lokasyona ilk kez bir ürün tanımlandığında, garanti süresi de sistem üzerinden yalnızca bir kez girilir. Eğer cihazın seri numarası biliniyorsa, bu bilgi ERP sistemi üzerinden kontrol edilerek FieldCo’ya aktarılır. Modelin garanti süresi 24 ay ise başlangıç tarihine 24 ay, 36 ay ise 36 ay eklenerek otomatik hesaplanır.

Seri numarası sahada öğrenilecekse, geçici bir seri numarası girilir ve saha ekibi tarafından ERP üzerinden doğrulama sağlandıktan sonra güncellenir. Böylece manuel hata riski ortadan kalkar.

İş Emri Açılırken Garanti Kontrolü

Yeni bir iş emri oluşturulduğunda, sistem otomatik olarak ürünün garanti durumunu kontrol eder. Garanti süresi içindeyse, maliyet kalemleri varsayılan olarak “garanti kapsamında” gelir. Ancak işçilik veya parça garanti dışı kalıyorsa, bu kalemler ücretli olarak seçilebilir.

Eğer ürünün garanti süresi dolmuşsa, teknik servis programı, mobil ve web arayüzlerinde garanti kapsamında maliyet girişi yapılmasına izin vermez. Bu özellik, servis personelinin hatalı işlem yapmasını engeller ve süreci standartlaştırır.

Şeffaf Müşteri Bilgilendirmesi

Servis işlemi tamamlandıktan sonra müşteriye e-posta ve/veya SMS ile gönderilen servis formunda, ürünün garanti durumu açıkça belirtilir:

• “Garanti süresi içinde”
• “Garanti süresi dolmuş”

Bu şeffaf bilgilendirme, müşteri güvenini artırırken markanın profesyonelliğini de ortaya koyar.

Yedek Parça Siparişi ve Takibi

Servis personeli, teknik servis programı mobil uygulaması üzerinden, cihazın ihtiyaç duyduğu yedek parçayı doğrudan sipariş edebilir. Merkezdeki yetkililer ise, Sipariş Onay ekranından hangi müşterinin hangi cihazı için talep oluşturulduğunu görebilir.

• Garantili siparişler yalnızca iş emri üzerinden alınabilir.
• Ücretli siparişler için ise, patlatılmış resim üzerinden kolayca seçim yapılarak sipariş geçilir.

Bu süreçte, ERP sisteminde ürün ağacı olan müşteriler için yedek parça – ürün eşleştirmesi otomatik çekilir. ERP entegrasyonu olmayan firmalar için ise bu ilişkilendirme FieldCo üzerinden manuel olarak yapılabilir.

ERP Entegrasyonu ile Kesintisiz Sipariş Takibi

FieldCo ile verilen yedek parça siparişleri, ERP sistemine aktarıldıktan sonra da anlık olarak takip edilir. Sipariş ERP’de iptal edilirse, FieldCo’daki sipariş statüsü otomatik olarak “iptal”e döner. Faturalandığında ise servis personeli kendi modülünden bu durumu görebilir.

Bu sayede, telefon trafiği tamamen ortadan kalkar. Siparişin verilmesinden sonucunun takibine kadar tüm süreç, telefon görüşmesi gerektirmeden dijital olarak yönetilir.

Sonuç:
FieldCo teknik servis programı, garanti yönetimi ve yedek parça süreçlerini dijitalleştirerek operasyonel verimliliği artırır. ERP ile tam entegre çalışan yapısı sayesinde hem merkez hem de saha ekipleri için sorunsuz bir deneyim sunar. Bu da müşteri memnuniyetini ve marka değerini yükseltir.